Wedding Planner: cosa fa, come diventarlo e quanto guadagna

Prima di capire come quando e perché diventare un Wedding Planner, vorrei consideraste come antipasto 5 domande/ commenti che diversi organizzatori di matrimonio (per gli anglofoni Wedding Planner) si sono sentiti fare nel corso della loro carriera.  Sono stati divisi per categoria:

• il classico: “perché dovrei affidarmi ad una Wedding Planner quando posso fare da me?”
• l’indiscreto: “ma scusa, fai la Wedding Planner e non sei sposata?”
• il molto (troppo?) in confidenza: “scusa, già che ci sei…”
• quello simpatico (si fa per dire) : “Anch’io voglio fare la Wedding Planner!Così lavoro 3 mesi all’anno!”
• quello che faresti meglio a consultare un cartomante: “Secondo te è possibile fare in modo che vada tutto bene il 28 Luglio?”

Questo e molto altro è emerso dalle confidenze di molti organizzatori di matrimonio, che almeno una volta nella vita hanno dovuto rispondere a qualche commento fuori posto, sul proprio conto e sulla propria professione. Già, ma cosa sappiamo noi della professione di Wedding Planner?

Se tra voi lettori dietro lo schermo spuntano dei novelli sposi, è molto probabile che ne sappiate molto e che in questa occasione spetti a voi il posto alla cattedra. Per me e per tutti gli altri invece la lezione di oggi è concentrata sull’organizzatore di matrimonio, meglio conosciuto come Wedding Planner: vediamo chi è, cosa fa e come ci si diventa.

Chi è il Wedding Planner?

Per Wedding Planner si intende la persona responsabile della pianificazione e dell’organizzazione di un matrimonio, inteso proprio come evento. L’organizzatore in questione è un esperto che consiglia e assiste i futuri sposi dapprima nei preparativi e successivamente nel giorno tanto atteso della celebrazione della loro festa.

Cosa vuol dire lavorare come Wedding Planner?

Lavorare come organizzatore di matrimonio ovvero come Wedding Planner significa prima di tutto conoscere bene la coppia di futuri sposi, incontrarla e capire cosa significa per loro l’evento del matrimonio: vuol dire in questo senso aver ben chiaro, saper interpretare e saper attendere le aspettative della coppia, affinché ogni richiesta possa essere esaudita.

Dopo aver capito e compreso i desideri degli sposi ci si deve informare sul tipo di budget che si ha a disposizione e che tipo di impronta si vuole dare in termine di stile: in base a queste informazioni l’organizzatore studia una proposta da sottoporre alla loro approvazione.

Una volta definito il piano di azione il Wedding Planner inizia a scandagliare tutte le disposizioni presenti nel piano, tra cui:

• scelta della location
•  contatto dei fornitori
•  fioristi
•  catering
•  bouquet
• spedizione partecipazioni
• noleggio auto
• fotografo

Se fosse necessario, l’organizzatore si occupa anche del noleggio e trasporto di specifiche attrezzature, ma anche della prenotazione di pernottamenti per gli ospiti, gestendone di conseguenza ogni aspetto tecnico e logistico  in vista del grande giorno (non solo prenotazioni, ma anche permessi e autorizzazioni). Tutto questo compone il pacchetto di servizi del Wedding Planner.

E ancora, in alcuni casi, la figura presta assistenza nella scelta dell’abito da sposa, dei suoi accessori, degli abiti delle damigelle, consigliando anche lo sposo nella scelta dell’outfit e, in ultimo, può partecipare alla definizione della lista nozze.

Tutto questo avviene nella fase di preparazione cioè, nell’arco di tempo che solitamente va dai 6 ai 12 mesi prima delle nozze. Cosa avviene invece durante il fatidico giorno del sì?

Il giorno del sì!

In quel giorno gli sposi sono indiscussi protagonisti ma, un ruolo di altrettanto prestigio lo svolge proprio il Wedding Planner che si trasforma a tutti gli effetti in direttore d’orchestra per tutta la durata dell’evento:

l’organizzatore infatti è il primo ad arrivare e quasi l’ultimo ad andarsene; prima che tutto inizi un bravo organizzatore, in qualità di direttore d’orchestra, ha già provato e riprovato il brano da eseguire: si tratta di un’organizzazione perfetta e studiata nei minimi dettagli; solo in questo modo è possibile rendere tutto perfetto… o quasi.

Dopo l’arrivo del Wedding Planner inizia la sfilata dei fornitori: catering, fiorista, fotografo, DJ, tecnico audio, videomaker, etc… tutte gli elementi di questa orchestra andranno a loro volta seguite, perché ognuno ha le sue piccole/grandi necessità e caratteristiche da rispettare e coordinare.

Dopo il sì…

       A volte il lavoro del Wedding Planner può continuare anche dopo le nozze:

il nostro esperto si occupa infatti della spedizione dei biglietti di ringraziamento, della stampa del servizio fotografico e della produzione dei video del matrimonio; in alcuni casi anche dell’organizzazione del viaggio di nozze.

Compiti e mansioni del Wedding Planner

Abbiamo visto finora che le mansioni del Wedding Planner sono diverse e spaziano per di più da una categoria all’altra, da una richiesta all’altra. Se dovessimo riassumere il tutto in alcuni punti diremmo che ad un organizzatore di matrimoni spettano i seguenti compiti:

• Incontrare gli sposi per comprenderne i gusti e le esigenze
• Pianificare e organizzare le diverse fasi del matrimonio
• Definire i dettagli per la cerimonia e il ricevimento
• Guidare gli sposi nella scelta della location, del tema, del design di decorazioni, partecipazioni, bomboniere
• Selezionare fornitori e servizi di qualità, negoziare i contratti e gestire i rapporti con il personale
• Assicurare il rispetto del budget e delle scadenze
• Supervisionare e coordinare tutte le attività durante il matrimonio, gestendo eventuali imprevisti
• Raccogliere feedback e valutazioni di sposi e invitati per migliorare il servizio

Come potete vedere la lista non è corta, inoltre è molto variegata, per nulla semplice da gestire.

 Ad inizio articolo, tra i commenti fatti ad un Wedding Planner spuntava: “anche io voglio essere Wedding Planner! Così lavoro 3 mesi all’anno!” come vedete, le cose non funzionano esattamente così, c’è davvero tanto lavoro dietro.

Affidarsi a un Wedding Planner permette di pianificare e realizzare il matrimonio dei sogni delegando il lavoro più scomodo ad una figura qualificata, che ha davvero tutto sotto controllo. In questo modo è possibile dedicarsi esclusivamente alla parte più piacevole dei preparativi e godersi il grande giorno, guidati e accompagnati da un esperto nel campo.

Come si diventa Wedding Planner

Ancora convinti di essere perfettamente in grado di svolgere questo lavoro ad occhi chiusi?

Per lavorare come Wedding Planner non basta avere un buon senso del gusto ed essere persone particolarmente precise…ci vuole una specie di vocazione! Prima di tutto, un Wedding Planner professionista deve avere competenze a 360° su tutto quanto riguarda l’evento-matrimonio e questo comporta: scelta dei fornitori e contrattualistica (non solo contatto con chi mi fornisce il bene/servizio, ma anche modalità di pagamento della fattura che rilascia), ambientazione e banqueting (gestione del ricevimento), gestione delle risorse e ottimizzazione del budget, dulcis in fundo galateo del matrimonio (ebbene sì, esiste anche un galateo del matrimonio). Non è tutto, deve anche essere costantemente aggiornato su tutte le novità e le tendenze nel campo del wedding, per poter proporre alla coppia/clienti nuovi spunti, nuove idee per la realizzazione della loro giornata.

Vero è che non sono richiesti titoli di studio particolari, ma risulta comunque molto utile una formazione nel campo dell’organizzazione di eventi. In che modo? Ad esempio tramite corsi in Event Planning o Event Management che permettono di acquisire competenze in:

• Progettazione
• Marketing
• Logistica degli eventi
• Gestione contabile
• Comunicazione
• Management

Questi corsi mirano alla messa in pratica di tutte le dinamiche che un buon organizzatore dovrebbe saper gestire al meglio; altra opzione, si può frequentare direttamente un corso per Wedding Planner, che garantisce una formazione specifica. La sola formazione sui libri però, come ben capirete non basta: per diventare un bravo organizzatore di matrimoni è indispensabile l’esperienza sul campo, lavorando con veri futuri sposi, vere richieste, coordinando fornitori in carne ed ossa e affrontando problemi reali che possono capitare in ogni cerimonia.

Buoni motivi per lavorare come Wedding Planner

Diventare Wedding Planner è la scelta giusta per chi ama i matrimoni e gli eventi in generale o per chi si entusiasma all’idea di organizzare nozze da sogno. Per romanticoni con buon gusto!

Il lavoro è per certi aspetti intenso e faticoso, perché si ha la necessità di coordinare tante persone e attività diverse durante tutto l’arco della giornata, questo può portare inevitabilmente a situazioni di particolare stress, ma il successo dell’evento e la felicità degli sposi sono sempre fonte di grande soddisfazione professionale.

Quanto guadagna un Wedding Planner?

Le possibilità di guadagno dipendono molto dal giro di clienti e dal numero di incarichi affidati. I più bravi riescono con il tempo a farsi un nome nel settore e magari un giorno partecipare all’organizzazione di matrimoni di personaggi famosi.

Parlando di cifre reali, l’incasso del Wedding Planner oscilla tra i 1.000 e i 75.000 euro a evento: tutto dipende dal costo di ogni singolo elemento che abbiamo visto, a partire dalla location.  Concludo con i cinque comportamenti che un Wedding Planner non deve mai avere durante il mandato, chissà che a fine lettura qualcuno decida di iscriversi a un corso per Event Management…

• Non imporre ma proporre
• Niente improvvisazione
• Non creare ansia al fotografo (nel prossimo articolo capirete perché)