Responsabile amministrativo: come diventare, cosa fa e quanto guadagna

Già vi vedo, come me, sfogliare pagine e pagine di giornali, in cerca della sezione “Annunci di Lavoro” e creare cerchietti sulle posizioni lavorative che più vi garbano: più calcate con la mano, più i cerchietti diventano vortici di inchiostro indistruttibili, mentre la sola cosa che rendete distruttibile è la malcapitata pagina.

Non ditemi che questa moda è passata, non ditemi che adesso fate tutto e solo esclusivamente da PC o Smartphone: “salva nei preferiti” non è come distruggere un foglio a colpi di cerchi di grano.

Dicevo, pagine e pagine di giornali e poi, una volta trovata la famigerata sezione “Annunci di Lavoro” si passa al setaccio delle varie posizioni offerte; tra le più richieste degli ultimi tempi spunta, almeno per quanto riguarda le mie ricerche, la figura del responsabile amministrativo che, già solo a colpo d’occhio, colpisce per la lunghezza dei requisiti richiesti: una vera e propria lista della spesa!

Vediamo insieme come sbrogliare il mistero. Che ruolo è quello del responsabile amministrativo?

Chi è il Responsabile Amministrativo?

Il responsabile amministrativo (o direttore amministrativo) è una, se non la figura centrale di un’impresa.

Si tratta infatti di un professionista che gestisce la grande famiglia “risorse del personale”(occupandosi, se necessario, anche di controllo di gestione, quindi assicurarsi che le risorse impiegate rispondano alle esigenze aziendali, permettendo il raggiungimento degli obiettivi preposti) e che si spinge anche a compiti di gestione finanziaria; ma ricopre anche alti gradi di responsabilità, tra cui, giusto per mettere un po’ di timore, quelle che riguardano i tre grandi settori interni all’azienda:

• settore amministrativo
• settore contabilità
• settore finanziario

Per rinfrescare un attimo la memoria, per settore amministrativo intendiamo quel ramo che riunisce tutte le attività di gestione di un’azienda o di un ufficio sia dal punto di vista economico che da quello organizzativo.

Il settore contabilità invece riunisce le attività connesse appunto alla pura contabilità di imprese, ma tocca anche attività di pianificazione e controllo direzionale e finanziario.

Chi lavora in questo settore, ad esempio l’impiegato amministrativo, si occupa della gestione della documentazione relativa ai movimenti contabili interni: contabilità generale, bilancio d’esercizio, note contabili, resoconti sulla situazione fiscale aziendale, adempimenti fiscali e amministrativi.

Per far questo, si seguono particolari norme e prassi che garantiscono un buon monitoraggio della situazione contabile e gestionale di un’impresa (la cosi detta amministrativa contabile).

Il settore finanziario infine, comprende tutte le attività connesse agli affari: quindi, per esempio, la pianificazione e gestione degli investimenti, l’accesso al credito, le transazioni sui mercati finanziari o i servizi di consulenza finanziaria, oltre al controllo delle finanze di una società.

In aggiunta a questi aspetti, se dovessimo fornire ulteriori tratti distintivi, potremmo affermare che il lavoro del responsabile amministrativo è sia di supervisore che coordinatore:

• Supervisore, perché sorveglia sia l’aspetto risorse umane appunto (arrivando perfino a gestire colloqui di selezione per incremento di personale) sia aspetti più tecnici, quali stipendio e buste paga dei singoli dipendenti, oltre ad altre simpatiche “rogne”.
• Coordinatore, perché gestisce in simbiosi con altre realtà esterne, quali banche o altri enti, questioni riguardanti tributi, trattative con i sindacati, supporti finanziari con banche o fornitori.

Più mi documento e abbozzo questa figura, più prende forma un’immagine chiara e lampante: il responsabile amministrativo è una sorta di Dea Kahli. Un sacco di responsabilità e di competenze annesse che vengono richieste con molta chiarezza già nell’annuncio stesso della sezione “offerte di lavoro”, eccone un esempio:

RESPONSABILE AMMINISTRATIVO

La risorsa sarà impegnata nelle seguenti attività:

• Coordinamento reparto amministrativo
• Predisposizione e analisi dei bilanci
• Monitoraggio delle scorte di magazzino con una corretta gestione del ciclo acquisti
• Controllo economico delle commesse e analisi marginalità clienti
• Analisi dei consuntivi e degli scostamenti rispetto alla preventivazione

La figura coordinerà 3 risorse in area Accounting e riporterà direttamente all’Amministratore Delegato.

è richiesta esperienza pluriennale nel ruolo, maturata in contesti industriali

Come si diventa responsabili amministrativi?

Chi aspira alla figura di responsabile amministrativo, è una persona con maturata esperienza in ambito contabile, finanziario e gestionale appunto, lo abbiamo visto prima.

Questa professione non si crea rubando il lavoro con gli occhi, come spesso ho sentito dire in altri settori: data la mole di competenze richieste, oltre alle mansioni che generano responsabilità molto alte, chi si espone per questo profilo ha già in saccoccia parecchi strumenti di sopravvivenza, conquistati con un preciso percorso di studi e  competenze ben rodate negli anni. Di seguito, i passaggi irrinunciabili:

• Tassativa laurea in Economia e Commercio o Giurisprudenza (seguita, preferibilmente da un master di specializzazione in Diritto del Lavoro, Diritto Civile e Amministrativo, Contabilità, Previdenza Sociale o altro, a seconda della mansione che si preferirebbe svolgere)
• Acquisire capacità nell’utilizzo dei dispositivi di office automation (quei software che hanno reso possibile nel corso degli ultimi anni l’automatizzarsi e velocizzarsi delle procedure di ufficio, in particolar modo le suite di ufficio, quindi: fogli elettronici,  programmi di videoscrittura, senza tralasciare le stampanti) e dei software dedicati ai sistemi di gestione delle risorse umane.
• Essere in possesso delle conoscenze informatiche più avanzate di questo ambito (ad esempio la conoscenza di software e sistemi operativi per contabilità e gestione finanziaria), passaggio delicato e assolutamente non scontato, rispetto alle normali richieste di mercato.
• Buona conoscenza delle normative contabili, fiscali e della ragioneria
• Conoscenza, meglio se a livello molto alto, della lingua inglese. Recentemente però, sono sempre maggiori i casi in cui è richiesta (preferibilmente) la conoscenza di una seconda lingua straniera.

E questi sono solo i primi passaggi che vengono in mente a chi si affaccia al mondo del lavoro, nell’intento di ricoprire tale carica. Non è finita qui. Ci sono altre competenze che è necessario acquisire per tempo e maturare con larga esperienza prima di potersi candidare come responsabile amministrativo:

•  Conoscenza approfondita di quanto previsto dal CCNL, Contratto Collettivo Nazionale dei Lavoratori
• Abilità nell’applicazione di tecniche di analisi dei processi amministrativi, precisione e abilità nei calcoli, capacità di utilizzo di alcuni strumenti di gestione e pianificazione, nonché ottime capacità di relazione.
• Esperienza pluriennale nell’ambito della contabilità e conoscenze approfondite nel campo dell’economia aziendale.

Per la prima volta da quando abbiamo iniziato il nostro viaggio attraverso le diverse professioni lavorative siamo davanti a una figura che richiede sin dagli esordi, la perfetta combinazione di formazione e competenze specifiche, ingredienti da mettere in campo successivamente in uno dei tre campi a propria disposizione (li ripetiamo, contabile, amministrativo e finanziario).

Quanto guadagna un responsabile amministrativo?

Riuscire a centrare l’obiettivo e quindi, dirvi con precisione quanto guadagna una figura di questo calibro è un’impresa un pó difficile; volendo avvicinarci però a una cifra simbolo, possiamo dire che un Responsabile Amministrativo guadagna in media 1.500 euro al mese, con uno stipendio di circa 25.000 euro annui.

Queste cifre valgono però per i responsabili amministrativi con poca esperienza alle spalle, dal momento che, chiunque intenda percorrere questa strada parte necessariamente da un inquadramento Junior per poi avvicinarsi all’opportunità di fare carriera all’interno dell’azienda per cui lavora.

Secondo la scala di valori degli stipendi medi, la forbice a livello di remunerazione annua, inizialmente oscilla dai 25.000 euro ai 35.000 euro, con la possibilità di aumentare questo importo in base ai livelli di carriera, all’accumulo di esperienza, alle capacità personali e ovviamente ai risultati raggiunti.

Cari lettori, che dire, mentre continuate a rovinare pagine e pagine di inserti di giornale con la penna blu o rossa a seconda del colore che preferite, ricordatevi che per candidature di una certa portata, come questa, è necessario dimostrare di avere un certo pedigree, fatto di grandi orizzonti mentali, un pizzico di follia e tanta tanta perseveranza.