Organizzatore di Eventi Culturali – Come Diventare, Cosa Fa e Quanto Guadagna

Ora la cosa più importante è il lavoro di squadra. Il che significa: fate tutto quello che vi dico. (Dal film “Galline in fuga”)

Ah che bella cosa è il gioco di squadra! Tutti riuniti e all’opera per raggiungere un obiettivo, per arrivare dritti alla meta…davvero bello. Ciò che però è importante, è ricordare che quando si organizza un evento (anche culturale) serve una persona che sappia tutto, ricordi tutto, tenga tutto sotto controllo. E quella persona è l’organizzatore di eventi o event/meeting planner.

Si sa, dietro al successo di un evento e della partecipazione sentita di tutti quanti gli invitati, c’è l’impegno fisico e intellettuale dell’organizzatore, che ha visualizzato prima e pianificato al massimo poi, ogni dettaglio.

Chi è l’organizzatore di Eventi Culturali?

L’organizzatore di eventi è un libero professionista, responsabile della progettazione e organizzazione di diversi tipi di eventi come concerti, spettacoli o fiere, inaugurazioni.

Tra tutti i tipi di organizzatori, quello che si occupa di eventi culturali ha spesso a cuore la divulgazione del bello, della cultura intesa come ricchezza personale, della curiosità nel voler scoprire nuovi canali comunicativi, attraverso l’arte, la musica o la lettura per esempio.

Un organizzatore di eventi è un professionista con profonde conoscenze in campo di marketing e metodi di pubblicizzazione: sa quindi come rapportarsi ai propri clienti in ogni occasione (che si tratti di gestione di eventi aziendali o dell’organizzazione di concerti) e come farsi raggiungere dal pubblico interessato attraverso diversi canali comunicativi, come i flyer (volantini) o i social.

Nonostante il suo agire sia improntato sul team working, in collaborazione (molto spesso) con figure come tecnici, grafici e allestitori, il grosso dell’organizzazione è di sua competenza e responsabilità.

L’organizzatore di eventi culturali gestisce tutto ciò che ruota intorno alla realizzazione concreta di una data manifestazione (artistica, musicale, teatrale ecc.); inoltre ricerca e seleziona gli sponsor che sosterranno parzialmente o totalmente i costi dell’iniziativa. Se fino a poco tempo fa non pareva troppo complicato inserirsi in questo settore, ecco che oggi le competenze richieste per un organizzatore sono irrimediabilmente aumentate, insieme alle aspettative nei suoi confronti.

Cosa fa un Organizzatore di Eventi Culturali?

Iniziamo col dire che il planner di eventi culturali deve essere in grado di gestire un qualcosa di molto complesso. Deve  saper far fronte ai diversi aspetti che portano alla realizzazione dell’iniziativa, da quelli gestionali a quelli tecnici e, perchè no, anche agli immancabili rompicapo organizzativi e agli imprevisti. Oltre a questo, deve saper gestire il lato della comunicazione e della diffusione pubblicitaria.

Per svolgere il lavoro al meglio, gli organizzatori di eventi si circondano di diversi collaboratori: fornitori di fiducia per il noleggio e trasporto di attrezzature, apparecchi tecnici o decorazioni; altre figure professionali, come gli esperti di comunicazione e marketing, o ancora, fotografi e videomaker.

Ma cosa deve saper fare un organizzatore nel concreto? Ecco stilato un elenco:

• Saper pianificare in ogni preciso dettaglio l’organizzazione dell’evento o manifestazione culturale
• Saper diffondere e comunicare l’iniziativa, tramite canali comunicativi tradizionali ma anche social network
• Trovare la location più adatta in termini di capienza e resa finale dell’evento
• Definire e saper disporre del budget concordato
• Aver ben chiaro a chi è rivolto l’evento culturale
• Curare l’immagine dell’ente o azienda che propone l’iniziativa
• Pubblicizzare e rendere noto con diversi mezzi l’avvenimento

Aggiungiamo come punto ulteriore (nonché responsabilità) anche la gestione dei fondi, che è quasi sempre sotto la sua supervisione.

Compiti e mansioni di un organizzatore

• Dar forma all’evento: definirne contenuti, temi e caratteristiche
• Elaborare il concept, ovvero la tematica centrale, dell’iniziativa
• Pianificare minuziosamente le diverse fasi dell’evento
• Individuare i fornitori e concordare modalità e  tempi di consegna per prodotti e servizi
• Organizzare il lavoro dei propri collaboratori e addetti ai servizi
• Gestire e sovrintendere tutto quello che è l’allestimento
• Programmare la campagna promozionale per la presentazione dell’evento al pubblico
• Supervisionare l’esecuzione dell’evento
• Monitorare e valutare i feedback ottenuti dell’iniziativa

Come diventare Organizzatore di Eventi?

Per intraprendere la carriera di organizzatore non esiste un percorso formativo univoco e standardizzato, non è necessario infatti il possesso di una laurea.

Ciononostante, soprattutto alla luce di quanto ci siamo detti poco fa, ovvero che per questo mestiere oggi sono richieste diverse skills e competenze, il percorso migliore per diventare organizzatore di eventi sembra essere quello della laurea in Scienze della Comunicazione, Marketing, Scienze del Turismo o Pubbliche Relazioni, a cui associare successivamente un master in organizzazione di eventi oppure un corso in Event Planning/Event Management; altra opzione corsi di avanzamento improntati al project management presso istituti professionali o enti competenti. Altri corsi di laurea? Scienze dello Spettacolo, ma anche Sociologia della Comunicazione, sono indirizzi interessanti.

Scienze della Comunicazione potrebbe essere il classico “buon punto di partenza”, ma ciò che più conta in questo ambito lavorativo è cominciare ad applicarsi nel concreto il prima possibile e pensare al ramo in cui si intende specializzarsi: esistono come abbiamo detto diversi tipi di eventi, dal culturale allo sportivo, da quelli sociali a quelli di divulgazione scientifica. Il ventaglio delle offerte è davvero molto ampio.

Competenze richieste ad un Organizzatore di Eventi

Le competenze, possiamo dirlo con una certa sicurezza, in questo campo si acquisiscono con la progressiva esperienza nel corso del tempo. In ogni caso, queste sono le caratteristiche più frequentemente richieste ad un organizzatore/event planner:

• Capacità di programmazione e gestione di un progetto
• Conoscenze di tecniche di allestimento
• Competenza in marketing, event communication
• Capacità di gestire collaboratori
• Doti organizzative e di leadership, autonomia nel prendere decisioni
• Capacità comunicative e relazionali
• Capacità pragmatiche, creatività e senso estetico
• Predisposizione al problem solving
• Resistenza allo stress

Sbocchi lavorativi per l’Organizzatore di Eventi culturali

La carriera dell’organizzatore di eventi passa e si sviluppa attraverso la graduale acquisizione di responsabilità. Si può iniziare come assistente all’organizzazione di eventi, oppure operatori culturali e supportare l’Event Planner nello svolgimento delle sue mansioni. Una volta acquisita abbastanza esperienza si può diventare Producer, figura che gestisce e coordina a livello operativo i servizi tecnici per la realizzazione di eventi;  infine diventare  Event Manager.

C’è inoltre la possibilità di aprire un’agenzia di organizzazione eventi in proprio, oppure specializzarsi in una particolare tipologia di eventi: ad esempio nella moda, in campo congressuale (convegni e conventions), eventi trade come le fiere, organizzatori di festival culturali o musicali, oppure nell’organizzazione di matrimoni, come Wedding Planner (andate a ripescare l’articolo dedicato).

Quanto guadagna un Organizzatore di Eventi Culturali?

Essendo un libero professionista, il guadagno di un organizzatore di eventi è direttamente proporzionale alla quantità, quasi come se parlassimo del cottimo: il lavoratore è remunerato in base al risultato ottenuto, anziché in base alla durata del lavoro. Tanto più si produce, tanto più si viene pagati. Ma a differenza dell’operaio in fabbrica qui conta anche il responso positivo dei propri clienti, la soddisfazione delle aspettative, è il feedback che ne dichiara la piena riuscita.

Altro aspetto da considerare: la capacità di organizzare in maniera eccellente un evento, un’iniziativa, sta anche nella capacità di coinvolgere sponsor facoltosi o madrine/padrini di un certo calibro e riconoscimento.

Se vogliamo parlare di cifre concrete, possiamo dire che in media, in Italia un organizzatore di eventi culturali ben rodato guadagna circa 50.000 euro all’anno.

Più nel dettaglio si parla, sempre in media, di circa 25.000 euro annui per chi si approccia al settore privo di o con poca esperienza, fino ad arrivare ai 70.000 euro annui, quando si iniziano ad avere più di  10 anni di operato alle spalle.

E questi sono i guadagni, nero su bianco. Nota dolente o meglio, altra faccia della medaglia sono le spese sostenute  dall’organizzatore. Un esempio? Pagare il proprio staff o i propri collaboratori.

Infine, piccola postilla finale: i guadagni più elevati appartengono esclusivamente a chi possiede le certificazioni internazionali, indispensabili  per lavorare con enti e aziende di peso non solo internazionale, ma addirittura mondiale.