L’impiegato amministrativo: come diventarlo,cosa fa e quanto guadagna

Chi è impiegato amministrativo

L’Impiegato amministrativo, detto anche Assistente Amministrativo è da sempre la figura operativa che svolge l’attività negli uffici di ogni azienda.

Egli è la figura addetta alle mansioni amministrative all’interno di aziende e organizzazioni di ogni tipo, nel settore pubblico come nel privato e nel cosiddetto terzo settore.

Svolge un ruolo fondamentale in ogni ufficio amministrativo, anche se le mansioni specifiche possono cambiare in base al tipo, alla dimensione e alla struttura della società o dell’ente in cui lavora.

Habitat lavorativo

AZIENDE DI MEDIE E GRANDI DIMENSIONI

L’Ufficio Amministrativo di aziende di medio-grandi dimensioni prevede una molteplicità di compiti e funzioni svolte da più persone sotto il coordinamento del Responsabile dell’Amministrazione.

Al crescere delle dimensioni aziendali, cresce anche il livello di specializzazione dell’Impiegato amministrativo.

Poiché la funzione amministrativa è trasversale alle funzioni aziendali, L’Impiegato amministrativo si interfaccia con i responsabili di altre aree funzionali al fine di gestire la parte contabile-amministrativa.

All’interno della propria area funzionale invece si interfaccia con i responsabili del controllo e della gestione finanziaria.

 AZIENDE DI PICCOLE DIMENSIONI

In aziende di piccole dimensioni, Impiegato Amministrativo vede crescere le mansioni affidategli.

In questo tipo di organizzazioni si interfaccia direttamente con il titolare dell’azienda e con i responsabili delle varie funzioni aziendali.

 SOCIETÀ DI SERVIZI

Nelle società specializzate in contabilità e amministrazione aziendale, secondo il modello dell’Outsourcing, l’Impiegato Amministrativo può assumere funzioni più complesse a volte con un grado di autonomia e responsabilità maggiore rispetto a un dipendente interno all’azienda.

SETTORE PUBBLICO

In questo settore l’ Impiegato Amministrativo può svolgere ruoli delicati e istituzionali, in qualche caso è addirittura assimilabile ad un Ufficiale di Polizia Giudiziaria, in quanto emette documenti personali con valenza giuridica (esempio: Carte di Identità)

Cosa fa l’Impiegato Amministrativo

L’Impiegato Amministrativo si occupa nel concreto di qualsiasi aspetto riguardante la gestione documentale di un’azienda, PMI o ente pubblico; alle volte può anche svolgere compiti da segretario, e questo avviene soprattutto all’interno delle piccole imprese, dove generalmente l’addetto all’amministrazione ha un ruolo con qualche responsabilità in più.

Nella maggioranza dei casi, l’addetto all’amministrazione si occupa delle questioni contabili, questo significa che prepara i documenti relativi ai flussi finanziari dell’azienda, redige le buste paga in base alle direttive del responsabile, aggiorna i libri fiscali e contabili e rielabora numeri e dati per poi presentarli alla Direzione, che avrà l’ultima parola sulla loro approvazione.

Oltre al supporto amministrativo e di segreteria, all’Impiegato Amministrativo può anche essere richiesto di fornire supporto commerciale al business.

Tra i compiti dell’Assistente Amministrativo Commerciale rientrano la gestione degli ordini dei clienti e dei fornitori tramite software gestionali (ad esempio SAP), la preparazione di offerte per i commerciali, la gestione di richieste della clientela, la creazione di presentazioni per la vendita, ovvero funzioni simili a quelle del back office commerciale.

Attività principali.

Settore Acquisti

• Redigere l’ordine di acquisto del prodotto/servizio
• Controllare la corrispondenza ordine – prodotto – documento di trasporto
• Controllare la corrispondenza della fattura con  documento di trasporto e con l’ordine
• Effettuare le registrazioni relative alla contabilità fornitori
• Registrare le fatture nello scadenziario differenziando tipologia di pagamento (RIBA – rimessa dirette) e data di scadenza
• Effettuare i pagamenti rispettando gli obiettivi/vincoli di tesoreria, verificando la corrispondenza ordine-documento di trasporto-fattura
• Definire e classificare le voci in fattura secondo le indicazione del piano conti
• Gestire l’impatto della normativa fiscale sulle principali voci del bilancio d’esercizio (regimi ed adempimenti in materia di iva e di imposte dirette sul reddito d’impresa)
• Effettuare il calcolo mensile dell’iva
• Effettuare le registrazioni in prima nota dei pagamenti
• Gestire l’archivio dei documenti cartacei

Settore vendite

• Verificare la corrispondenza tra le condizioni definite nell’ordine, le eventuali offerte e le indicazioni contenute nella scheda cliente
• Emettere il documento di trasporto
• Emettere la fattura
• Registrare nello scadenziario delle fatture emesse
• Sollecitare i clienti per pagamenti scaduti
• Verificare l’arrivo pagamenti dei clienti
• Gestire l’impatto della normativa fiscale sulle principali voci del bilancio d’esercizio (regimi ed adempimenti in materia di iva e di imposte dirette sul reddito d’impresa)
• Effettuare il calcolo mensile dell’iva
• Effettuare le registrazioni in prima nota dei pagamenti
• Gestire l’archivio dei documenti cartacei

Settore Amministrazione/Contabilità

• Rilevare i principali fatti contabili scaturenti dall’attività d’impresa
• Identificare e definire le istruzioni e le procedure operative per il trattamento contabile delle transazioni
• Applicare le regole di base imposte dalla normativa civilistica e dai principi contabili per la tenuta della contabilità
• Realizzare le registrazioni contabili e fiscali periodiche e apportare le correzioni eventuali
• Costruire il piano dei conti in termini di finalità, logica generale, criteri di progettazione, collegamenti con il bilancio di esercizio e tipologia d’impresa
• Applicare le tecniche di contabilità generale (registrazioni di partita doppia, riepilogo del piano dei conti, tenuta scadenziario, ecc.)

Requisiti e SKILL

La formazione necessaria per diventare Impiegato Amministrativo è di tipo gestionale ed amministrativo. Dai selezionatori vengono quindi valutati positivamente titoli di studio come un diploma di istituto tecnico commerciale (ragioneria), oppure una laurea in materie economiche, in Scienze Politiche o in Giurisprudenza.

Per svolgere il lavoro servono infatti competenze in gestione e conservazione della documentazione, ragioneria, economia, contabilità, diritto.

Un Impiegato Amministrativo dovrebbe poi conoscere in modo approfondito la normativa in vigore per quanto riguarda il disbrigo di burocrazia e pratiche amministrative, soprattutto per quanto riguarda la Pubblica Amministrazione.

Deve inoltre saper utilizzare le apparecchiature per ufficio più diffuse (sistemi telefonici e per videoconferenze, fax, stampanti e fotocopiatrici…) e possedere le competenze informatiche, necessarie per usare fogli elettronici, elaborare testi al computer, gestire archivi e database e altre applicazioni (ad esempio software gestionali).

Costituisce requisito gradito dai Datori di Lavoro l’esperienza pregressa come Impiegato Amministrativo in ambito contabile, commerciale o di segreteria, o in altri ruoli assimilabili (back office, data entry…)

Competenze, conoscenze, abilità e comportamenti

Conoscenze specialistiche

• Contabilità generale e fiscale
• Diritto commerciale
• Diritto privato
• Bilancio d’esercizio
• Contabilità analitica
• Budgeting

Conoscenze generali

• Programmi informatici (Lotus Excel, Access)
• Lingua inglese
• Sistemi di ERP
• Economia aziendale
• Diritto tributario
• Organizzazione aziendale

Abilità specialistiche principali

• Applicare tecniche di pianificazione dell’attività contabile
• Applicare procedure di registrazione documenti contabili
• Applicare tecnica della registrazione contabile (partita doppia)
• Applicare modalità di calcolo della fiscalità differita
• Applicare modalità di gestione delle scadenze contabili-fiscali
• Applicare procedure di calcolo versamenti contributivi e fiscali
• Applicare procedure di gestione adempimenti IVA
• Applicare procedure di gestione contabile delle imposte sul reddito
• Applicare procedure per gestione pagamenti
• Applicare procedure per il trattamento dei solleciti contenziosi

Abilità generali principali

• Utilizzare software ERP (Enterprise resource planning)
• Utilizzare software di contabilità

Comportamenti

• Ottime doti comunicative scritte e orali, per gestire in autonomia posta e telefonate
• Precisione, ordine e attenzione ai dettagli
• Capacità organizzative
• Capacità di gestire le priorità e rispettare le scadenze
• Flessibilità operativa e problem solving
• Pazienza e affidabilità

Infine, va anche sottolineata l’importanza della conoscenza di almeno una lingua straniera come l’inglese, e il possesso di capacità relazionali e di supervisione: queste ultime due servono nel caso in cui l’addetto all’amministrazione svolga anche dei compiti di coordinamento, dato che nelle piccole aziende non è affatto raro che egli abbia il compito di gestire del personale subordinato.

Accesso, carriera e retribuzione

Un percorso di accesso alla posizione può essere quello legato alle sostituzioni del personale assente.

In questo caso la risorsa viene assunta con un Contratto a Tempo Determinato della durata dell’assenza prevista o prevedibile della risorsa titolare della posizione, ad esempio per sostituire una donna in congedo per maternità.

Il sostituto,attraverso questa esperienza, acquisisce professionalità e dimestichezza con l’attività e quindi può successivamente candidarsi ad occupare posizioni stabili ed essere assunto con Contratto a Tempo Indeterminato.

Quasi tutti i contratti nazionali di categoria prevedono questa opzione.

Esistono tuttavia anche altre formule, generalmente meno attraenti, per iniziare questo tipo di attività, come lo STAGE, che generalmente viene proposto alle unità al primo impiego e comporta un rimborso spese o un gettone forfettizzato in luogo di una retribuzione vera e propria.

Anche in questo caso, ovviamente, occorre applicare regole e requisiti specifici (anche dell’Azienda) previsti dalla legislazione vigente per legalizzare questo “rapporto di lavoro” che comunque rappresenta un’opportunità destinata ai più giovani per accedere alla professione.

La carriera di un Impiegato Amministrativo progredisce verso posizioni di maggiore responsabilità dopo alcuni anni nella mansione; egli può infatti diventare Capo ufficio (office manager) e anche Responsabile Amministrativo.

Essendo una figura generalista e duttile, il ruolo dell’Impiegato Amministrativo può anche evolvere verso competenze specifiche ad esempio contabilità, payroll e gestione delle risorse umane, cambiando reparto all’interno della stessa organizzazione.

Oppure l’Impiegato Amministrativo può focalizzarsi sugli aspetti di segreteria e fare carriera come Assistente di direzione o Executive Assistant.

Quanto guadagna un impiegato amministrativo

Lo stipendio medio di un Impiegato Amministrativo è di 20.000 € lordi all’anno (circa 1.150 € netti al mese), inferiore di 400 € (-26%) rispetto alla retribuzione mensile media in Italia.

Un Impiegato Amministrativo senza esperienza (con meno di 3 anni di esperienza lavorativa) può conseguire uno stipendio medio complessivo di circa 18.300 € lordi all’anno.

Un Impiegato Amministrativo a metà carriera, con 4-9 anni di esperienza, può avere uno stipendio medio di circa 19.500 €.

Un Impiegato Amministrativo esperto con 10-20 anni di anzianità guadagna in media 22.000 €.

Un Impiegato Amministrativo a fine carriera, ovvero con più di 20 anni di esperienza, può guadagnare anche più di 25.000 €