Cosa Fa l’Archivista e come diventarlo?

Ovvero tutto quello che c’è da sapere su uno dei lavori più old fashioned (si fa per dire) e affascinanti di sempre. Sfatiamo subito un mito: il lavoro di archivista non è affatto un lavoro dimenticato, statico o congelato nel tempo: al contrario, il concetto di archivio (nato tanti anni fa) si può ad oggi coniare senza problemi, farlo passeggiare con disinvoltura sulla linea del tempo e adattarlo alla vita 2.0 di noi Millenials: in questo articolo ci concentriamo sulla professione dell’impiegato d’archivio, soffermandoci poi sulla sua formazione e competenze tecnologiche di cui deve disporre… ma non prima di aver ben chiaro definizione, compiti e mansioni di detta figura.

Chi è l’archivista?

L’archivista è colui che crea, organizza e gestisce un archivio.

Cosa si intende per archivio? Un insieme coerente di documenti, cioè di documenti legati tra loro dall’appartenenza ad una stessa categoria (per esempio, documenti redatti/prodotti in uno stesso periodo storico, es. fonti fotografiche). I documenti trattati dall’archivista possono essere testi, disegni, fotografie, registrazioni audio/video, di interesse culturale, storico, artistico, o di tipo amministrativo.

L’ attività di questo professionista consiste nella raccolta, conservazione e smistamento documenti nelle varie sezioni. Altro aspetto fondamentale del suo lavoro sta nella collocazione di ogni opera nel riquadro storico di riferimento, attraverso tre principali attività: schedatura, riordino e inventariazione dei beni. Rientra tra i suoi compiti, inoltre, il monitoraggio dello stato di conservazione dei beni culturali attraverso l’impiego di specifici strumenti e metodi di indagine per identificare la necessità di eventuali interventi di restauro.

Dove/ per chi lavora?

• archivistica (i cui studi si distinguono in archivistica generale e speciale) di uno tra questi soggetti, gestendo al meglio la  conservazione degli archivi storici, con un particolare occhio di riguardo per gli archivi correnti. Solitamente trova lavoro presso queste strutture:
• Archivi di Stato regionali, che conservano gli atti degli organi centrali e periferici dello Stato sia per il periodo sia antecedente che seguente l’Unità d’Italia.
• Fondazioni culturali, cioè associazioni o enti privati che si occupano della conservazione, tutela e valorizzazione di documenti di carattere storico, culturale ed economico che riguardano precisi temi di studio oppure la biografia di una persona che si ritiene abbia rivestito un valore importante per la comunità.
• Archivi ecclesiastici, che hanno lo scopo di registrare il percorso fatto lungo i secoli dalla Chiesa nelle singole realtà che la compongono. Oltretutto, in quanto luoghi della memoria, raccolgono di default tutti i dati con cui è scritta la complessa storia della comunità ecclesiale.

Poche righe e già qualche perplessità su qualche concetto…cosa sono esattamente gli archivi storici? E cosa si intende invece per archivio corrente?

Archivio storico

Quando un documento ha terminato la sua efficacia viene conservato per ragioni logistiche e di controllo-consulto per diverso tempo, in alcuni casi anche anni: capita con le fatture/bolle aziendali o con atti di pubblico ufficio. E’ la fase di “congelamento” di un documento.

Questo tipo di archivio deve rimanere comunque sempre monitorato e aggiornato: fino a quando l’ente o l’azienda ne abbia bisogno infatti, la sua gestione deve rispettare i principi di autenticità, integrità e reperibilità di tutti i documenti contenuti all’interno.

Archivio corrente

Si tratta dell’insieme di documenti che vengono conservati per finalità pratico-amministrative. E’ un archivio se così si può dire a “cantiere aperto” perché è in continua evoluzione e crescita. Di questa sezione fanno parte i documenti utilizzati  dall’ente/azienda per sbrigare gli affari di tutti i giorni, ad esempio le normali pratiche amministrative e quelle contabili.

Per questo tipo di archivio, tra le mansioni dell’archivista ci sono l’impostazione dell’architettura della conservazione, cioè per esempio scegliere se adottare un ordine cronologico, alfabetico o in base al supporto (cartaceo, ottico, informatico), il mantenimento di questa struttura attraverso la catalogazione e la schedatura, e la scelta di quale materiale conservare e quale scartare.

Mi preoccupava fossero chiari questi due concetti non tanto a livello nozionistico quanto perché, parlando di mansioni di un archivista, l’approcciarsi ad un tipo di archivio o ad un altro implica un cambio nell’ottica e nel margine di azione.

Mansioni dell’Archivista

Abbiamo visto come sia importante aver chiaro l’idea di archivio e dei diversi modelli esistenti, questo per entrare un po’ meglio nel mondo e nella mente del nostro soggetto, per capire quali necessità abbia e a quali richieste debba saper rispondere. Ma quali sono le mansioni tipiche di un archivista?

• La conservazione dei documenti
• La schedatura, la catalogazione e l’ordine dei documenti
• La scansione di documentazione cartacea e l’archiviazione elettronica
• La cura dell’accessibilità dei documenti
• La progettazione dell’architettura di un archivio
• La cura dello stato di conservazione dei documenti
• La valorizzazione dei documenti conservati e dell’archivio

 L’archivista non si occupa solo della conservazione fine a se stessa: deve garantire che le informazioni siano “cercabili”, cioè deve pensare a come altri utenti, interni ed esterni, eseguirebbero una ricerca di tal documento tra centinaia di cartelle e allo stesso tempo deve saperle rendere individuabili.

       L’accesso alla documentazione da parte degli utenti è regolato da normative specifiche per ogni archivio, che tendono a tutelare l’integrità del materiale conservato e la riservatezza dei dati. L’utenza di un archivio è molto varia, a seconda del tipo di documentazione conservata: personale amministrativo, legale, storici, professori, studenti, ricercatori, o anche semplici appassionati.

Nuove competenze, nuovi archivisti

      La figura professionale dell’archivista e le sue mansioni, dicevamo all’inizio, stanno conoscendo un periodo di trasformazione: in effetti si stanno aprendo sempre di più alle innovazioni digitali. Per questo un impiegato d’archivio può anche essere un esperto di conservazione digitale: i documenti conservati non sono solo fisici ma anche trasformabili e trasportabili su dispositivi digitali ed elettronici.

       La figura dell’archivista digitale è sempre più ricercata nelle aziende, perché desiderose di intraprendere un processo di trasformazione della propria amministrazione da cartacea in digitale. Per poter gestire al meglio questo passaggio, è necessaria una figura professionale esperta, che possa coordinare il processo e preparare o meglio ancora formare il personale, insegnando tutte le corrette pratiche di archiviazione e di utilizzo degli strumenti informatici e gestionali necessari.

Competenze di un archivista

Le competenze più frequentemente richieste dalle aziende e dagli enti in fase di ricerca di personale sono le seguenti:

• Conoscenza dei principi di archivistica, anche digitale
• Conoscenza della legislazione archivistica
• Tecniche di descrizione e ordinamento archivistico
• Tecniche di gestione informatica di archivi
• Competenza nella conservazione delle unità archivistiche
• Massima precisione e attenzione ai dettagli

Come si diventa archivista? Parliamo di formazione

Per la professione dell’archivista, la formazione necessaria è diversa a seconda del tipo di documentazione di cui si occupa. Se per l’archivio storico è necessaria una preparazione accademica di tipo storico, artistico e di gestione e cura di beni culturali, per gli archivi correnti sono richieste competenze amministrative, di gestione, catalogazione e smistamento delle pratiche. Praticamente la totalità degli archivisti possiede un diploma di scuola media superiore, di cui la stragrande maggioranza ottenuto in un liceo.

Per lavorare come archivista possono essere sufficienti lauree in Lettere, Storia, Filosofia, Giurisprudenza, Architettura o altro, ma esistono numerose opportunità di specializzazione per chi intenda intraprendere questa attività, fra cui la scuola per archivisti dell’Università di Bologna, la scuola speciale per archivisti e bibliotecari dell’Università di Roma (accesso dopo un primo biennio di giurisprudenza, lettere e filosofia, scienze politiche, materie letterarie, pedagogia, lingue e letterature straniere moderne, storia e tutela dei beni culturali oppure sociologia), la scuola di specializzazione in diplomatica e archivistica dell’Università di Bari e la scuola vaticana di Paleografia, Diplomatica e Archivistica, riservata a laureati in possesso di un’ottima conoscenza del latino.

Inoltre presso 17 Archivi di Stato vi sono altrettante scuole di archivistica, paleografia e diplomatica, con corsi biennali per diplomati, obbligatori per i funzionari della carriera direttiva dello stato. Infine l’ANAI, (Associazione Nazionale degli Archivisti Italiani) offre convegni e seminari di perfezionamento per chi già opera nel settore.

Competenze per diventare archivista

È importante la preparazione informatica, sui processi di digitalizzazione, conservazione e accesso ai documenti. Un aspetto fondamentale è la conoscenza della legislazione archivistica in vigore, che varia a seconda del tipo di archivio su cui si lavora: ad esempio la documentazione legale richiede procedure e tempi di archiviazione diversi da quella amministrativa o medica.

A seconda dell’ambito in cui desidera lavorare (archivi storici, archivi di impresa, archivi informatici…) all’archivista possono poi essere necessari appositi corsi di formazione, nonché la conoscenza di lingue specifiche, antiche o moderne.

Le competenze richieste più spesso dalle offerte di lavoro per archivista sono:

• Conoscenza dei principi di archivistica, anche digitale
• Conoscenza della legislazione archivistica
• Tecniche di descrizione e ordinamento archivistico
• Tecniche di gestione informatica di archivi
• Competenza nella conservazione delle unità archivistiche
• Massima precisione e attenzione ai dettagli

Quanto guadagna un archivista?

• stipendio medio di un archivista è di 1.350 euro netti al mese, circa 24.500 € lordi all’anno, ma l’importo della retribuzione varia moltissimo in base al tipo di progetto e al soggetto per cui si lavora. La retribuzione di un archivista può partire da uno stipendio minimo di 850 euro netti al mese, mentre lo stipendio massimo può superare i 2.000 euro netti al mese. Più sono specifiche le proprie competenze e più sale allo stesso modo il compenso.

L’archivista in Italia: che contratto ha?

Al momento in Italia la maggior parte degli archivisti sono assunti attraverso concorsi pubblici, ma circa un quarto svolge il lavoro da libero professionista. Di questi poco più della metà hanno aperto la partita IVA, mentre il resto lavora con prestazione occasione o altre formule come contratti a progetto.

Previsioni di carriera per un archivista

Il percorso di carriera nell’amministrazione statale inizia, dopo il superamento di un concorso pubblico, con la VII qualifica di Archivista di Stato, per procedere poi con l’inquadramento nella qualifica di Archivista di Stato ricercatore storico-scientifico, per la quale è richiesto il Diploma Universitario in Archivistica, Paleografia e Diplomatica, la conoscenza approfondita, oltre al latino, di una lingua antica a scelta tra: greco, arabo, francese, tedesco, catalano, spagnolo, serbo-croato e l’ottima padronanza di una lingua straniera “moderna”.

Da qui in poi la carriera di un archivista si formerà e si consoliderà con l‘aumento dell’esperienza e delle responsabilità a cui è chiamato a rispondere: potrebbe infatti diventare responsabile di una sezione o di alcune fasi di lavorazione all’interno dell’archivio, per poi raggiungere posizioni di coordinamento e gestione, fino alla direzione d’archivio.

Un altro possibile ramo nel quale approdare è quello all’interno degli uffici amministrativi di un’azienda: in che modo? affiancando alle proprie mansioni strettamente di archivio anche compiti di gestione e di data entry, o ancora può diventare parte della segreteria amministrativa.

Altra opzione altrettanto valida per un archivista è quella di specializzarsi :

• in una determinata tipologia di documentazione (come quella digitale ad esempio), o
• in un particolare periodo storico (le competenze necessarie per conservare un archivio di documenti medievali sono diverse da quelle richieste per la documentazione contemporanea)
• in determinate istituzioni (come quelle ecclesiastiche, militari o industriali).